Privacyverklaring - Kuipers Consultancy

Versie 0.3 | 16 november 2018
Wij zijn er van bewust dat u vertrouwen stelt in ons. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. Deze privacyverklaring is van toepassing op de diensten van Kuipers Consultancy. Kuipers Consultancy respecteert de privacy van alle deelnemers, opdrachtgevers en de gebruikers van haar site en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld.
Bij het verlenen van onze diensten verwerken wij uw persoonsgegevens. Om u te informeren hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan hebben wij deze privacyverklaring opgesteld.

Kuipers Consultancy is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens
Kuipers Consultancy
Arnhem 026 – 8489069

Functionaris Gegevensbescherming: mevrouw C. Horsch, info@kuipersconsultancy.nl

Doel en grondslag

Artikel 1. Doelen van de verwerking
1.1 Het vastleggen van persoonsgegevens van cliënten vindt plaats ten behoeve van:

het zo goed mogelijk invulling te geven aan de dienstverlening;
het ontwikkelen van beleid, het doen van wetenschappelijk onderzoek en advisering;
een verantwoorde bedrijfsvoering, waaronder het kunnen voldoen aan wettelijke taken of verplichtingen.

1.2 Personeelsgegevens worden slechts verwerkt indien het verwerken van persoonsgegevens noodzakelijk is voor uitvoering van:

de arbeidsovereenkomst
een verantwoorde bedrijfsvoering, waaronder het kunnen voldoen aan wettelijke taken of verplichtingen

Artikel 2. Grondslagen voor de verwerking
Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien aan één van de onderstaande voorwaarden is voldaan:

de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft gegeven. Deze toestemming is een vrije keuze en moet geïnformeerd, specifiek en ondubbelzinnig worden gegeven. De toestemming wordt geregistreerd door Kuipers Consultancy en kan te allen tijde worden ingetrokken door de betrokkene;
ter uitvoering van de overeenkomst met de betrokkene of voor handelingen die op verzoek van de betrokkene worden verricht en die noodzakelijk zijn voor hetsluiten van een overeenkomst;
dit noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen;
dit noodzakelijk is ter bestrijding van ernstig gevaar voor de gezondheid van de betrokkene;
dit noodzakelijk is met het oog op belang van de verantwoordelijke of van een derde en het belang van degene van wie de gegevens worden verwerkt niet prevaleert.

Betrokkenen en gegevens
Artikel 3. Categorieën van betrokkenen
Van de volgende personen worden gegevens verwerkt:

cliënten van Kuipers Consultancy;
gehuwden, partners, andere relevante familieleden, wettelijk vertegenwoordigers;
overige personen die van belang zijn voor de zorg- of dienstverlening aan cliënt;
medewerkers (inclusief sollicitanten, uitzendkrachten, stagiaires, leerlingen en vrijwilligers).

Artikel 4. Aard van de gegevens
4.1 De volgende persoonsgegevens van cliënten worden vastgelegd:

achternaam, voornamen;
geboortedatum;
burgerservicenummer (BSN);
polisnummer verzekering;
huisartsgegevens;
gezondheidsgegevens;
psychische en sociale omstandigheden
financiële gegevens.

4.2 De volgende persoonsgegevens van medewerkers worden vastgelegd:

personalia, adresgegevens, email, burgerlijke staat, contactgegevens, bankrekening en partner gegevens;
geboortedatum;
burgerservicenummer (BSN) en een kopie van identiteitsbewijs;
klachten en waarschuwingen;
gegevens over de frequentie en duur van het ziekteverzuim c.q. arbeidsongeschiktheid;
verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken;
correspondentie over benoeming (werving en selectie), promotie, demotie en ontslag;
getuigschriften;
arbeidsovereenkomst en toekomstige (salaris)wijzigingen;
overige arbeidsvoorwaarden, zoals deelname aan MKA-regeling(en), leaseauto, verlofsaldi en bonus;
opleidingen en verdere loopbaan;
gegevens over pensioen, vut, prepensioen.

Artikel 5. Bijzondere persoonsgegevens
Bijzondere persoonsgegevens zijn onder andere gegevens betreffende de gezondheid, godsdienst, seksuele leven of strafrechtelijke gegevens. Het is in beginsel verboden bijzondere persoonsgegevens te verwerken. Er gelden echter een aantal uitzonderingen op dit verbod.

5.1 De verwerking van bijzondere persoonsgegevens geschiedt door de instelling (Kuipers Consultancy) voor zover dat met het oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene, dan wel het beheer van Kuipers Consultancy noodzakelijk is.

5.2 De verwerking van bijzondere persoonsgegevens geschiedt voor zover dat noodzakelijk is in aanvulling op de verwerking betreffende iemands gezondheid met het oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene.

5.3 Zonder toestemming van de betrokkene kunnen ten behoeve van statistiek of wetenschappelijk onderzoek op het gebied van de volksgezondheid aan een ander gegevens over de betrokkene worden verstrekt indien:

het vragen van toestemming in redelijkheid niet mogelijk is en met betrekking tot de uitvoering van het onderzoek is voorzien in zodanig waarborgen, dat de persoonlijke levenssfeer van de cliënt niet onevenredig wordt geschaad, of
het vragen van toestemming, gelet op de aard en het doel van het onderzoek, in redelijkheid niet kan worden verlangd en de hulpverlener zorg heeft gedragen dat de gegevens in zodanige vorm worden verstrekt dat herleiding tot individuele natuurlijke personen redelijkerwijs wordt voorkomen.

5.3.1 Verstrekking zonder toestemming is pas mogelijk indien:

het onderzoek het algemeen belang dient;
het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan worden uitgevoerd, en
voor zover de cliënt tegen een verstrekking in dit kader niet uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt.

5.4 De verwerking van erfelijkheidsgegevens (genetische gegevens) mag slechts plaatsvinden ten aanzien van de persoon van wie ze zijn verkregen, tenzij:

een zwaarwegend geneeskundig belang prevaleert;
de verwerking noodzakelijk is ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek.

Verplichtingen en rechten

Artikel 6. Verplichtingen voor Kuipers Consultancy

6.1 Kuipers Consultancy is verplicht zorgvuldig te handelen ten aanzien van de persoonsgegevens. Gegevens van alle categorieën van betrokkenen zoals benoemd in artikel 3, dienen nauwkeurig te zijn en slechts te worden ingezien of te worden verwerkt door personen die uit hoofde van een wettelijk voorschrift, de functie of krachtens overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht, tenzij de wet hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak voortvloeit dat gegevens aan andere hiertoe bevoegde personen worden medegedeeld.

6.2 Kuipers Consultancy legt de bewaartermijnen van de verschillende persoonsgegevens met in acht neming van de wettelijke bepalingen vast. Is er geen onderliggende wettelijke bepaling dan geldt het uitgangspunt dat gegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor vervulling van het doel.

6.3 Kuipers Consultancy beheert voor passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de ten uitoverlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen.

6.4 Indien er sprake is van uitbesteding aan een verwerker dan wordt met deze verwerker een verwerkingsovereenkomst gesloten, waarin de verplichtingen uit dit artikel, voor zover van toepassing op de verwerker, worden overgenomen.

6.5 Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij ze uitsluitend worden bewaard voor historische, wetenschappelijke of statistische doeleinden.

6.6 Indien Kuipers Consultancy gegevens geanonimiseerd wil gebruiken voor wetenschappelijke of andere doeleinden wordt hiervoor zoveel mogelijk de toestemming van betrokkene voor gevraagd.

6.7 De toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger is vereist voor de verwerking van de persoonsgegevens indien het gaat om een minderjarige van jonger dan zestien jaar, een onder curatele gestelde of wanneer er sprake is van mentorschap.

6.8 Kuipers Consultancy heeft een informatieplicht en moet de betrokkene op eigen initiatief op de hoogte stellen van elke gegevensverwerking en wat de doeleinden hiervan zijn.

Artikel 6. Rechten van cliënten

7.1 De cliënt heeft recht op informatie over elke gegevensverwerking. Deze informatie bevat in ieder geval de bron van de gegevens, de identiteit en contactgegevens van de verantwoordelijke, de contactgegevens van de functionaris gegevensbescherming, de verwerkingsdoeleinden en de rechtsgrond voor verwerking, de ontvangers, de bewaartermijn, of er sprake is van geautomatiseerde besluitvorming en de rechten van de betrokkene.

7.2 De cliënt heeft recht op inzage in hem betreffende gegevensverwerkingen, tenzij dit afbreuk doet aan de rechten en vrijheden van anderen. Dit recht omvat inzage in de verwerkingsdoeleinden, de bron van de gegevens, het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, de categorieën van persoonsgegevens, de ontvangers van de gegevens, de bewaartermijn en de rechten van de betrokkene. Kuipers Consultancy verstrekt betrokkene een kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt.

7.3 De cliënt heeft recht op onverwijlde rectificatie van hem betreffende onjuiste persoonsgegevens dan wel het recht een aanvullende verklaring te verstrekken wanneer de verwerking plaatsvindt op basis van onvolledige gegevens.

7.3.1 Kuipers Consultancy stelt ieder ontvanger aan wie persoonsgegevens zijn verstrekt, in kennis van de rectificatie, tenzij dit onmogelijk blijkt of evenredig veel inspanning vergt.

7.4 De cliënt heeft recht op gegevenswissing (recht op vergetelheid), zonder onredelijke vertraging, indien:

de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt
de cliënt zijn toestemming voor gegevensverwerking intrekt en er geen andere rechtsgrond voor verwerking bestaat
de cliënt bezwaar maakt tegen de verwerking
de persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt zijn

7.4.1 Kuipers Consultancy stelt ieder ontvanger aan wie persoonsgegevens zijn verstrekt, in kennis van de wissing, tenzij dit onmogelijk blijkt of evenredig veel inspanning vergt.

7.4.2 De cliënt kan geen gebruik maken van dit recht, voor zover verwerking nodig is

voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie
voor het nakomen van een wettelijke verwerkingsverplichting
om redenen van algemeen belang op het gebied van volksgezondheid
met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden
voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering

7.5 De cliënt heeft recht op (tijdelijke) beperking van de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens, indien:

de juistheid van de gegevens wordt betwist door de cliënt, gedurende een periode die Kuipers Consultancy nodig heeft de juistheid te controleren
de verwerking onrechtmatig is en de cliënt zich verzet tegen wissen van de gegevens
Kuipers Consultancy de gegevens niet meer niet meer nodig heeft voor de verwerkingsdoeleinden, maar de cliënt deze nodig heeft in verband met een rechtsvordering
de cliënt bezwaar heeft gemaakt tegen verwerking, in afwachting van de beslissing op dit bezwaar

Wanneer de beperking wordt opgeheven, informeert Kuipers Consultancy de cliënt.

7.5.1 Kuipers Consultancy stelt ieder ontvanger aan wie persoonsgegevens zijn verstrekt, in kennis van de beperking van de verwerking, tenzij dit onmogelijk blijkt of evenredig veel inspanning vergt.

7.6 De cliënt heeft het recht door hem verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen, over te dragen of rechtstreeks te laten overdragen(dataportabiliteit), tenzij dit afbreuk doet aan rechten en vrijheden van anderen.

7.7 De cliënt heeft recht op bezwaar tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens, vanwege met zijn specifieke situatie verband houdende redenen. Kuipers Consultancy staakt de verwerking tenzij Kuipers Consultancy dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de cliënt of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

7.8 De cliënt heeft het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit waaraan voor de cliënt rechtsgevolgen zijn verbonden of dat hem anderszins in aanmerkelijke mate treft (bijvoorbeeld profiling). Deze geautomatiseerde besluitvorming is wel toegestaan, indien:

de verwerking noodzakelijk is voor de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst met de cliënt
de verwerking is toegestaan bij wet
het berust op de uitdrukkelijke toestemmingvan de cliënt

7.9 Kuipers Consultancy verstrekt de cliënt onverwijld en in ieder geval binnen een maand na

ontvangst van het verzoek krachtens de artikelen 7.2 tot en met 7.8 informatie over het gevolg dat aan het verzoek is gegeven.

7.10 Wanneer Kuipers Consultancy geen gevolg geeft aan het verzoek van de cliënt, deelt hij

deze laatste onverwijld en uiterlijk binnen één maand na ontvangst van het verzoek mee waarom het verzoek zonder gevolg is gebleven, en informeert hij hem over de mogelijkheid om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit en beroep bij de rechter in te stellen.

Artikel 8. Rechten van medewerkers

8.1 De medewerker heeft recht op informatie over elke gegevensverwerking. Deze informatie bevat in ieder geval de bron van de gegevens, de identiteit en contactgegevens van de verantwoordelijke, de contactgegevens van de functionaris gegevensbescherming, de verwerkingsdoeleinden en de rechtsgrond voor verwerking, de ontvangers, de bewaartermijn, of er sprake is van geautomatiseerde besluitvorming en de rechten van de betrokkene.

8.2 De medewerker heeft recht op inzage in hem betreffende gegevensverwerkingen, tenzij dit afbreuk doet aan de rechten en vrijheden van anderen. Dit recht omvat inzage in de verwerkingsdoeleinden, de bron van de gegevens, het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, de categorieën van persoonsgegevens, de ontvangers van de gegevens, de bewaartermijn en de rechten van de betrokkene. Kuipers Consultancy verstrekt betrokkene een kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt.

8.3 De medewerker heeft recht op onverwijlde rectificatie van hem betreffende onjuiste persoonsgegevens dan wel het recht een aanvullende verklaring te verstrekken wanneer de verwerking plaatsvindt op basis van onvolledige gegevens.

8.3.1 Kuipers Consultancy stelt ieder ontvanger aan wie persoonsgegevens zijn verstrekt, in kennis van de rectificatie, tenzij dit onmogelijk blijkt of evenredig veel inspanning vergt.

8.4 De medewerker heeft recht op gegevenswissing (recht op vergetelheid), zonder onredelijke vertraging, indien:

de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn

verzameld of anderszins verwerkt

de medewerker zijn toestemming voor gegevensverwerking intrekt en er geen

andere rechtsgrond voor verwerking bestaat

de medewerker bezwaar maakt tegen de verwerking
de persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt zijn

8.4.1 Kuipers Consultancy stelt ieder ontvanger aan wie persoonsgegevens zijn verstrekt, in kennis van de wissing, tenzij dit onmogelijk blijkt of evenredig veel inspanning vergt.

8.4.2 De medewerker kan geen gebruik maken van dit recht, voor zover verwerking nodig is

voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie
voor het nakomen van een wettelijke verwerkingsverplichting
om redenen van algemeen belang op het gebied van volksgezondheid
met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of

historisch onderzoek of statistische doeleinden

voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering

8.5 De medewerker heeft recht op (tijdelijke) beperking van de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens, indien:

de juistheid van de gegevens wordt betwist door de medewerker, gedurende

een periode die Kuipers Consultancy nodig heeft de juistheid te controleren

de verwerking onrechtmatig is en de medewerker zich verzet tegen wissen van de gegevens
Kuipers Consultancy de gegevens niet meer nodig heeft voor de verwerkingsdoeleinden, maar de medewerker deze nodig heeft in verband met een rechtsvordering
de medewerker bezwaar heeft gemaakt tegen verwerking, in afwachting van de beslissing op dit bezwaar

Wanneer de beperking wordt opgeheven, informeert Kuipers Consultancy de medewerker.

8.5.1 Kuipers Consultancy stelt ieder ontvanger aan wie persoonsgegevens zijn verstrekt, in kennis van de beperking van de verwerking, tenzij dit onmogelijk blijkt of evenredig veel inspanning vergt.

8.6 De medewerker heeft het recht door hem verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen, over te dragen of rechtstreeks te laten overdragen (dataportabiliteit), tenzij dit afbreuk doet aan rechten en vrijheden van anderen.

8.7 De medewerker heeft recht op bezwaar tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens, vanwege met zijn specifieke situatie verband houdende redenen. Kuipers Consultancy staakt de verwerking tenzij Kuipers Consultancy dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de medewerker of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

8.8 De medewerker heeft het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit waaraan voor de medewerker rechtsgevolgen zijn verbonden of dat hem anderszins in aanmerkelijke mate treft (bijvoorbeeld profiling). Deze geautomatiseerde besluitvorming is wel toegestaan, indien:

de verwerking noodzakelijk is voor de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst met de medewerker
de verwerking is toegestaan bij wet
het berust op de uitdrukkelijke toestemming van de medewerker

8.9 Kuipers Consultancy verstrekt de medewerker onverwijld en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek krachtens de artikelen 8.2 tot en met 8.8 informatie over het gevolg dat aan het verzoek is gegeven.

8.10 Wanneer Kuipers Consultancy geen gevolg geeft aan het verzoek van de medewerker, deelt hij deze laatste onverwijld en uiterlijk binnen één maand na ontvangst van het verzoek mee waarom het verzoek zonder gevolg is gebleven, en informeert hij hem over de mogelijkheid om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit en beroep bij de rechter in te stellen.

Verdere verwerking

Artikel 9. Verstrekking persoonsgegevens aan derden

Kuipers Consultancy is verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens van de cliënt en medewerker en de gegevens worden niet verstrekt aan derden, tenzij:

de cliënt of medewerker hiervoor uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven en het beroepsgeheim de verstrekking niet in de weg staat;
het gaat om andere beroepskrachten die de gegevens nodig hebben in het belang van de uitvoering van de zorg- of dienstverlening;
er sprake is van ernstig nadeel voor de cliënt wanneer de persoonsgegevens niet worden verstrekt;
er sprake is van een wettelijke verplichting, waaronder de verstrekking aan de zorgverzekeraar in het kader van materiële controles;
het gaat om de verbetering van de kwaliteit van de zorg- of dienstverlening;
er sprake is van een wettelijke verplichting tot het verstrekken van persoonsgegevens van medewerkers;

Overgangs-, slotbepalingen en ondertekening

Artikel 10. Wijzigingen

Wijzingen van deze verklaring worden aangebracht en bekend gemaakt door Kuipers Consultancy.
De wijzigingen in de verklaring zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan de betrokkenen.

Artikel 11. Inwerkingtreding

Deze verklaring is met ingang van 16.10.2018 in werking getreden en is bij Kuipers Consultancy (via de Website) op te vragen.

Arnhem, 16 november 2018

Kuipers Consultancy
026 – 84 89 069
info@kuipersconsultancy.nl